Согласование
В процессе согласования есть две роли:
Инициатор - готовит договор к согласованию, заполняет карточку и отправляет на согласование. В процессе согласования Инициатор собирает устраняет все замечания, поступившие от согласующих.
Также инициатор осуществляет общий контроль над процессом и при необходимости обращается к согласующим с целью ускорения процесса. Инициатор организует подписание договора всеми сторонами и передачу на хранение.
Согласующий - все сотрудники, которые принимают участие в процессе согласования. После ознакомления с документов согласующий либо согласовывает документ, либо отправляет на доработку инициатору при наличии замечаний. Контроль за исправлением замечаний лежит на согласующем. Также у согласующего есть возможность отказать в согласовании.
Порядок согласования
После запуска процесса согласования произойдет возврат в Карточку договора, и у Инициатора появятся
дополнительные команды на панели Инструментов.
На вкладке Этапы у Инициатора желтым цветом выделится, кто в настоящий момент согласовывает
документ.
После отправки на согласование очередной согласующий получит:
-
уведомление в колокольчик;
-
появится красный счетчик заданий в главном меню Битрикс24 напротив раздела Договоры.
Согласующий может перейти к согласованию двумя способами.
-
Первый способ - по интерактивной ссылке в уведомлении или непосредственно в Карточке договора. При согласовании из Карточки договора у согласующего появится дополнительное меню. Чтобы приступить к согласованию согласующий должен нажать кнопку Приступить.
После чего у согласующего отобразится форма Задание на согласование.
-
Второй способ - при согласовании из уведомления произойдет переход непосредственно в форму Задания на согласование, минуя Карточку договора.
Согласующий может прикрепить свою версию файла договора или приложений к нему в форме Задания на согласование, через поле Вложения инициатору.
При отклонении документа согласующий должен пояснить в поле Комментарий причину, иначе отклонить документ невозможно.
Также согласующий может запросить у инициатора добавление дополнительного сотрудника на согласование документа. Это может быть вызвано разными обстоятельствами, например:
-
требуется экспертное заключение специалиста;
-
в требованиях к согласованию договоров определенного типа добавился сотрудник, но маршрут еще не изменен и т.д.
В этом случае инициатор добавляет согласующего, который становится в очереди перед тем, кто направил запрос. После согласования дополнительным согласующим документ направляется тому согласующему, который направил запрос на добавление. Чтобы добавить дополнительного согласующего основной согласующий отклоняет документ, а в поле Комментарий указывает имя того, кого должен добавить инициатор. Инициатор переходит на вкладку Этапы, и нажимает кнопку ДОБАВИТЬ. После чего выбирает дополнительного согласующего сотрудника из списка, и направляет на согласование, нажав кнопку Продолжить.
Согласующий может делегировать выполнение задания по нажатию кнопки ДЕЛЕГИРОВАТЬ: как
руководитель - своим подчиненным, как сотрудник - другому сотруднику, если задание БП поступило к
нему ошибочно.
В этом случае происходит замена согласующего.
Согласующий, имеет доступ к содержанию и функциональным вкладкам Карточки договора, но ограничен правом просмотра (редактировать согласующий ничего не может). Согласующий может посмотреть этапы согласования и журнал согласования.
Исправление замечаний от согласующих
Если инициатор получит замечания от согласующего, то:
1. в колокольчик инициатору поступит уведомление, а напротив раздела Договоры главного меню Битрикс24 появится красный счетчик заданий;
2. цвет записи на вкладке Этапы изменится на красный.
В этом случае, Инициатор должен перейти по интерактивной ссылке из уведомлений в Карточку договора, либо непосредственно открыть Карточку Договора, и произвести редактирование по нажатию кнопки Редактировать (см. раздел карточка договора и отправка на согласование), включая добавление или замену файлов с договором и приложениями к нему. Информацию, что именно изменено, инициатор кратко описывает в сообщении.
Если согласующий уточняет какую-то информацию, то инициатор может без редактирования ответить в сообщении. В любом случае инициатор возвращает документ на согласование, нажав на кнопку Продолжить, пишет краткое сообщение, и нажимает кнопку ОК.
Просмотреть замечания, как и всю историю документа можно на вкладке Журнал.
Когда документ согласован, инициатор также получает уведомление в колокольчик, а на вкладке Этапы
строка с согласующим подсвечивается зеленым цветом
